Biaya katering umumnya menyerap 40% hingga 50% dari total anggaran pernikahan. Kesalahan paling umum yang dialami calon pengantin adalah memesan porsi makanan hanya berdasarkan perkiraan kasar dari jumlah undangan yang disebar, sehingga berujung pada ratusan porsi makanan terbuang atau justru kekurangan makanan saat acara masih berlangsung.
Mengapa Rumus Klasik “Jumlah Undangan x 2” Sering Meleset?
Dulu, banyak vendor menyarankan rumus sederhana: jika menyebar 500 undangan, kalikan dua menjadi 1.000 porsi. Namun di era modern, tingkat kehadiran tamu sangat dipengaruhi oleh lokasi gedung, hari pelaksanaan, serta banyaknya tamu yang membawa pasangan atau keluarga. Tanpa data konfirmasi kehadiran (RSVP) yang nyata, angka tersebut hanyalah tebakan.
4 Langkah Menghitung Porsi Katering Pernikahan dengan Akurat
1. Kelompokkan Daftar Tamu Sejak Awal
Sebelum menyebarkan undangan, bagi daftar tamu Anda ke dalam kategori seperti Keluarga Inti, Tamu VIP, Rekan Kerja, dan Sahabat. Anda dapat mengelola ratusan nama sekaligus dengan fitur import Excel satu klik pada halaman Manajemen Tamu & RSVP Digital Satulove.
2. Tetapkan Kuota Pax per Undangan
Tidak semua undangan berlaku untuk dua orang. Untuk menjaga kapasitas gedung tetap nyaman, atur batas jumlah hadir (pax) pada setiap link undangan digital yang Anda bagikan.
3. Gunakan Formulir RSVP Online di Undangan Digital
Saat Anda membagikan undangan pernikahan berbasis web dari katalog tema undangan digital Satulove, setiap tamu dapat langsung memilih status kehadiran (Akan Hadir, Berhalangan, atau Masih Ragu) beserta jumlah orang yang hadir langsung dari ponsel mereka tanpa perlu menginstal aplikasi.
4. Terapkan Rumus Buffer 10% dari Data Real-Time RSVP
Setelah H-14 sebelum acara, buka Smart Dashboard Satulove untuk melihat total akumulasi pax tamu yang sudah mengonfirmasi hadir:
- Total Porsi Katering Ideal = (Total Pax Konfirmasi Hadir RSVP) + 10% Buffer Cadangan
- Pembagian komposisi yang disarankan adalah 60% Buffet Utama dan 40% Stall / Gubukan (dikali 3–4 jenis menu pondokan).
Pantau Kehadiran Tamu hingga Hari-H Resepsi
Agar jumlah tamu yang masuk ke gedung resepsi sesuai dengan data RSVP, padukan juga dengan Sistem QR Check-in & Buku Tamu Digital Satulove. Panitia cukup melakukan scan QR code tamu melalui kamera browser HP dalam 1 detik untuk memvalidasi kehadiran dan jatah souvenir secara otomatis.
Tinggalkan Balasan